252. Client qui ne paie pas : la procédure à suivre avec Pauline de Cap Recovery — Pauline Thibout, la procédure complète pour récupérer ses factures impayées

Les factures impayées sont un fléau pour de nombreux entrepreneurs et freelances. Comment réagir quand un client ne paie pas ? Faut-il abandonner ou se lancer dans des procédures complexes et coûteuses ? Pour répondre à toutes ces questions, Aline reçoit Pauline Thibout, fondatrice de Cap Recovery. Ancienne huissier de justice, elle a créé sa propre société de recouvrement avec une approche humaine et éthique. Dans cet épisode, elle détaille pas à pas la marche à suivre : des prérequis contractuels pour se protéger en amont, aux étapes de la relance amiable, jusqu'à la procédure judiciaire d'injonction de payer. Un guide pratique pour faire valoir ses droits sans y perdre son énergie.

De juriste à entrepreneuse

Pauline Thibout partage son parcours atypique. Après une formation de juriste et six années d’exercice en tant qu’huissier de justice, une mauvaise expérience avec ses associés la pousse à quitter cette profession réglementée. Loin de se laisser abattre, elle décide de mettre son expertise au service des entreprises en créant Cap Recovery, sa propre société de recouvrement. Son ambition : accompagner les PME à se faire payer plus vite, mais avec une approche humaine et éthique, loin de l’image froide que l’on peut avoir du secteur. Elle raconte comment des formations en leadership et en management l’ont aidée à définir sa vision, centrée sur des solutions sur mesure, à la fois préventives et curatives, pour gérer les impayés.

« Ce que je veux faire aujourd’hui avec Cap Recovery […], c’est d’aller accompagner les entreprises sur leurs impayés, donc par le recouvrement, mais pas que. »

Anticiper pour mieux régner

Avant même d’envisager une procédure, la meilleure défense reste l’anticipation. Pauline Thibout insiste sur l’importance de poser un cadre clair dès le début de la relation commerciale. Cela passe par la définition de ses « non-négociables » (acomptes, délais de paiement, conditions d’annulation) et leur formalisation dans des conditions générales de vente (CGV) adaptées à son activité. Elle explique que chaque détail compte : un devis ou un contrat signé est indispensable, car il constitue la preuve de l’accord du client sur la prestation et son prix. Il est tout aussi crucial de conserver une trace de la bonne exécution de la mission, que ce soit par un procès-verbal de réception, un bon de livraison signé ou même un simple e-mail de validation du client.

Selon elle, ces documents sont les fondations qui permettent de fermer la porte à d’éventuelles contestations et de rendre une future procédure de recouvrement beaucoup plus simple et efficace.

La relance, un art subtil

Lorsqu’une facture reste impayée malgré tout, il ne faut pas se précipiter vers les tribunaux. Pauline Thibout détaille les étapes d’une relance amiable efficace. Tout commence par des rappels cordiaux, par e-mail, en partant du principe qu’il peut s’agir d’un simple oubli. Si la situation persiste, il faut durcir progressivement le ton avec un courrier plus formel, avant d’envoyer une mise en demeure par lettre recommandée. Cette dernière étape est un ultimatum : elle doit clairement indiquer qu’une procédure judiciaire sera engagée à défaut de paiement sous un délai court. Pour Pauline, la crédibilité est essentielle : si l’on envoie une mise en demeure, il faut être prêt à agir. Elle souligne aussi l’intérêt de passer par une société de recouvrement, qui apporte un regard extérieur et sans affect, préservant ainsi la relation commerciale tout en augmentant les chances de succès.

« Le changement d’interlocuteur, vraiment, ça change tout aussi parce qu’il n’y a pas d’affect. »

L’injonction de payer, l’arme ultime

Si toutes les tentatives amiables ont échoué, la procédure d’injonction de payer est la voie à privilégier. Pauline Thibout démystifie cette démarche qui peut être menée sans avocat, directement en ligne. Elle explique comment déposer une requête auprès du tribunal compétent en joignant toutes les pièces justificatives (contrat, facture, preuves de relance). La clé du succès, selon elle, est de présenter un dossier parfaitement clair et ordonné pour faciliter le travail du magistrat. Si la requête est acceptée, le tribunal rend une ordonnance d’injonction de payer. Il faut alors mandater un commissaire de justice (anciennement huissier) pour la signifier au client, qui dispose d’un mois pour la contester. En l’absence d’opposition, le commissaire de justice peut alors procéder à une exécution forcée, comme une saisie sur compte bancaire.

Pauline Thibout prévient cependant que la procédure a un coût et que le recouvrement n’est jamais garanti à 100 %, surtout si le client est insolvable. Il faut donc évaluer le jeu en vaut la chandelle, notamment pour les petites créances.

Pour aller plus loin

Les références de l’épisode

Cap Recovery
Podcast Marketing Square
Caroline Mignaux
Doriane Baker
Minute Médiation
Contrats.tech
Shine
ChatGPT

Au fil de l’épisode

Introduction au problème des factures impayées pour les entrepreneurs.
Présentation de l’invitée, Pauline Thibout, fondatrice de la société de recouvrement Cap Recovery.
Le parcours de Pauline : d’huissier de justice à entrepreneuse.
La philosophie de Cap Recovery : une approche humaine, éthique et sur mesure.
L’importance de l’anticipation : définir ses conditions de collaboration et ses non-négociables.
Le rôle fondamental des Conditions Générales de Vente (CGV).
La nécessité d’avoir un document signé par le client (devis, contrat).
Obtenir une preuve de la bonne réalisation de la prestation (mail de validation, bon de livraison, etc.).
Les obligations spécifiques selon que le client est un particulier (B2C) ou un professionnel (B2B).
La médiation de la consommation, obligatoire en B2C.
La tentative de médiation préalable, obligatoire pour les litiges B2C de moins de 5 000 euros.
Les étapes de la relance amiable : des mails cordiaux à la mise en demeure.
L’importance d’agir après une mise en demeure pour rester crédible.
Pourquoi faire appel à une société de recouvrement pour externaliser les relances.
La procédure judiciaire d’injonction de payer : une démarche accessible sans avocat.
Comment constituer un dossier solide pour le tribunal.
Le rôle du commissaire de justice (huissier) pour signifier la décision et procéder à l’exécution.
Les délais et les possibilités de contestation pour le client.
Les coûts et les risques d’une procédure : le recouvrement n’est jamais garanti.
Le seuil de rentabilité : à partir de quel montant de créance faut-il se lancer ?
Le cas des grandes entreprises qui paient systématiquement en retard.
Présentation des formations proposées par Pauline Thibout.
Le mot de la fin : assumer la valeur de son travail et oser réclamer son dû.

FAQ

Qui est Pauline Thibout ?

Pauline Thibout est la fondatrice de Cap Recovery, une société de recouvrement de créances. Juriste de formation, elle a exercé le métier d’huissier de justice pendant six ans avant de créer sa propre entreprise. Elle met aujourd’hui son expertise au service des PME et des indépendants pour les aider à gérer leurs factures impayées, en prônant une approche à la fois humaine, éthique et orientée vers les résultats.

Quelles sont les premières étapes en cas de facture impayée ?

Avant toute action en justice, il est essentiel de suivre une procédure de relance amiable. Cela commence par un ou deux e-mails de rappel courtois, partant du principe qu’il s’agit d’un oubli. Si le paiement n’est toujours pas effectué, l’étape suivante est l’envoi d’un courrier plus formel, puis d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, qui est le dernier avertissement avant une procédure judiciaire.

Qu’est-ce qu’une procédure d’injonction de payer ?

L’injonction de payer est une procédure judiciaire simplifiée qui permet à un créancier de réclamer le paiement d’une facture impayée. Elle se déroule sans audience, sur la base d’un dossier déposé au tribunal. Si le juge estime la demande justifiée, il rend une ordonnance d’injonction de payer. Cette décision doit ensuite être portée à la connaissance du débiteur par un commissaire de justice pour devenir exécutoire.

Faut-il obligatoirement un avocat pour récupérer un impayé ?

Non, il n’est pas obligatoire d’avoir un avocat pour toutes les démarches. La procédure d’injonction de payer, qui est la plus courante pour les factures impayées non contestées, peut être menée seul, directement en ligne. Le recours à un avocat devient nécessaire si le client conteste la décision ou si le dossier est plus complexe et nécessite une procédure judiciaire classique.

Quand faut-il faire appel à une société de recouvrement ?

Faire appel à une société de recouvrement est une bonne option lorsque les premières relances amiables en interne n’ont pas abouti. Le changement d’interlocuteur a souvent un effet psychologique fort sur le client. Ces professionnels gèrent le processus de relance de manière rigoureuse et sans l’affect que peut avoir l’entrepreneur, ce qui préserve la relation commerciale et augmente les chances d’obtenir le paiement avant d’aller en justice.