Planifier pour ne plus subir
Pour cesser de courir après les urgences, Aline insiste sur l’importance de la préparation. Chaque début de semaine, elle consacre entre trente minutes et une heure à planifier ses journées à l’avance, heure par heure, grâce à la méthode du time blocking. Cette planification commence systématiquement par un bilan de la semaine écoulée : ses accomplissements, l’avancement de ses priorités, et une analyse via la méthode « COCA » (Continuer, Optimiser, Commencer, Arrêter). Ce n’est qu’après ce retour réflexif qu’elle définit ses trois priorités professionnelles et personnelles pour la semaine à venir, s’assurant que son agenda est au service de ses objectifs et non l’inverse.
« C’est ce que j’appelle être en action sur son agenda et non pas en réaction. »
Protéger son énergie créative
La deuxième technique clé est le « time blocking inversé ». Plutôt que de remplir son agenda avec les obligations professionnelles, Aline commence par bloquer trois types de créneaux non négociables : son temps personnel, les périodes de travail de fond (deep work) sur des projets stratégiques, et les moments dédiés à la créativité. Ces blocs sont marqués comme indisponibles, devenant des garde-fous contre le surmenage. Toutes les autres tâches – réunions, appels, micro-tâches – sont ensuite calées dans les espaces restants. Cette approche garantit que le temps le plus précieux, celui du « CEO time » où l’on travaille sur son business et non dans son business, est sanctuarisé.
Cette protection est particulièrement cruciale durant les « Golden Hours », ces moments de la semaine où l’énergie et la performance sont à leur apogée. Pour Aline, ce sont les matinées du mardi au jeudi. Elle y réserve ses tâches les plus exigeantes et déconseille d’y placer des rendez-vous ou des tâches à faible valeur ajoutée.
Automatiser pour plus de sérénité
Pour gérer les imprévus sans stress, Aline préconise de se ménager un « buffer time ». Inspirée de la méthode Scrum, cette astuce consiste à ne planifier que 80 % de sa capacité de travail hebdomadaire. Les 20 % restants, souvent regroupés en fin de semaine, servent de soupape pour rattraper les retards, traiter les urgences ou simplement prendre de l’avance. Enfin, la mise en place de routines solides, le matin pour bien démarrer et le soir (la « shutdown routine ») pour bien terminer, permet d’automatiser les premiers et derniers gestes de la journée. Cela libère une charge mentale considérable et améliore l’efficacité.
En bonus, Aline recommande d’utiliser une semaine type comme modèle, de centraliser toutes ses informations dans un seul outil comme Notion, et de limiter la prise de décision à des créneaux spécifiques pour combattre la fatigue décisionnelle.
Pour aller plus loin
- Le template Notion d’organisation d’Aline
- Le quiz : Quel type d’entrepreneur êtes-vous ?
- Le compte Instagram de TheBBoost
Les références de l’épisode
- Personnes : Aline
- Outils : Notion, ClickUp, Trello, Slack, WhatsApp, iPhone
- Concepts : Time blocking, Deep Work, Golden Hours, Buffer time, CEO time, méthode Scrum, méthode COCA (Continuer, Optimiser, Commencer, Arrêter), Decision fatigue
- Formations mentionnées : Mission Organisation et Productivité
Au fil de l’épisode
- La promesse de l’épisode : gagner cinq heures par semaine sans travailler plus.
- Astuce 1 : Prendre le temps de préparer sa semaine, le dimanche soir ou le lundi matin.
- Le bilan de la semaine écoulée : accomplissements, objectifs et la méthode COCA.
- La planification de la semaine à venir avec trois priorités professionnelles et trois priorités personnelles.
- Astuce 2 : Le « time blocking inversé », ou comment prioriser son temps personnel et stratégique.
- Bloquer en premier le temps pour soi, le deep work et la créativité.
- Astuce 3 : Identifier et protéger ses « Golden Hours », les moments de productivité maximale.
- L’exemple personnel d’Aline : les matinées du mardi, mercredi et jeudi.
- Utiliser un mode « Deep Work » sur son téléphone pour limiter les distractions.
- Astuce 4 : Prévoir un « buffer time » en ne planifiant que 80% de son temps.
- Consacrer ce temps libre, par exemple le vendredi après-midi, à la gestion des imprévus.
- Astuce 5 : Optimiser ses routines quotidiennes, du matin et du soir (« shutdown routine »).
- Récapitulatif des cinq astuces principales.
- Hack bonus 1 : Utiliser un template de semaine type pour ne pas partir de zéro.
- Hack bonus 2 : Se bloquer du « CEO time » pour travailler sur la stratégie de son business.
- Hack bonus 3 : Centraliser toutes ses informations dans un seul outil (Notion, Trello, etc.).
- Hack bonus 4 : Couper les notifications pour préserver sa concentration.
- Hack bonus 5 : Limiter les créneaux de décision pour éviter la fatigue cognitive.
FAQ
Qu’est-ce que le time blocking inversé ?
Le time blocking inversé est une méthode de planification qui consiste à bloquer en priorité dans son agenda les créneaux de temps non négociables avant toute autre chose. Au lieu de commencer par les rendez-vous et les tâches professionnelles, on réserve d’abord son temps personnel, les périodes de travail stratégique (deep work) et les moments de créativité. Les autres obligations sont ensuite planifiées dans les espaces restants, ce qui garantit la protection de son équilibre et de ses priorités de fond.
Comment identifier ses « Golden Hours » ?
Les « Golden Hours » sont les moments de la journée ou de la semaine où votre énergie, votre concentration et votre productivité sont naturellement au plus haut. Pour les identifier, Aline suggère de s’observer sur une ou deux semaines afin de repérer ces pics de performance. Ils sont propres à chacun : certains sont plus efficaces le matin, d’autres le soir. Une fois ces créneaux repérés, l’objectif est de les dédier aux tâches les plus importantes et exigeantes.
À quoi sert le « buffer time » ?
Le « buffer time » est un temps tampon volontairement laissé libre dans son planning pour gérer les imprévus. La méthode consiste à ne planifier que 80 % de sa capacité de travail hebdomadaire, gardant les 20 % restants en réserve. Ce créneau, souvent placé en fin de semaine, permet de rattraper un retard, de traiter une urgence ou de finaliser une tâche sans déborder sur son temps personnel, offrant ainsi plus de sérénité et de flexibilité.
Qui est Aline, l’animatrice du podcast TheBBoost ?
Aline est l’animatrice du podcast TheBBoost et la créatrice du blog du même nom. D’après les informations de l’épisode, elle est coach business diplômée depuis 2019. À travers son podcast, elle partage ses conseils et stratégies pour aider les entrepreneurs à développer leur activité, en abordant des thématiques comme la productivité, la vente, la visibilité et l’organisation.
Qu’est-ce que la méthode COCA pour faire son bilan de semaine ?
La méthode COCA est un outil d’analyse utilisé par Aline pour faire le bilan de sa semaine. C’est un acronyme pour quatre actions : Continuer, Optimiser, Commencer, Arrêter. Elle permet de prendre du recul sur la semaine écoulée en identifiant ce qui a bien fonctionné et doit être poursuivi, ce qui peut être amélioré, les nouvelles habitudes à mettre en place et les actions ou systèmes inefficaces à abandonner.
