195. Dans les coulisses de The B Show, mon premier séminaire — The B Show, les coulisses de l'organisation d'un premier séminaire pour 300 entrepreneurs

Aline, coach business et créatrice de TheBBoost, se livre sans filtre sur l'organisation de son tout premier séminaire : The B Show. Un projet rêvé depuis des années qui s'est transformé en une expérience intense, mêlant moments extraordinaires et difficultés inattendues. Dans cet épisode, elle partage tout : la genèse du projet, la gestion en interne, les stratégies de vente, mais aussi le budget détaillé et ce qu'elle qualifie de sa "plus grosse bourde entrepreneuriale". Un retour d'expérience riche en leçons pour quiconque souhaite se lancer dans l'événementiel.

Un rêve devenu projet

Depuis le début de sa carrière de coach business, Aline nourrissait un rêve : organiser des événements en présentiel, des conférences et des séminaires. Cette idée, née lors d’un exercice de coaching avec sa mère, a pris la forme du projet The B Show. Après avoir été repoussé à cause du contexte sanitaire, le projet est officiellement lancé en mai 2022 pour un événement prévu en octobre de la même année. L’ambition est grande : créer la « fête foraine de l’entrepreneuriat ».

À cette ambition s’ajoute une idée généreuse mais complexe : profiter de la location d’une salle pour offrir une journée et une soirée exclusives à ses élèves du programme BSB Academy, en plus des deux jours de séminaire ouverts à tous.

Cinq mois sous tension

Organiser un séminaire pour plusieurs centaines de personnes en seulement cinq mois est un véritable défi. Conscient de l’ampleur de la tâche et du manque d’expérience de son équipe dans l’événementiel, le premier réflexe d’Aline est de faire appel à une agence spécialisée, Madame Events. Cette décision s’avère salvatrice, permettant à l’équipe de TheBBoost de se concentrer sur la vision, le contenu et la vente, tandis que l’agence gère toute la logistique opérationnelle.

En interne, le projet est structuré comme un lancement digital, avec un outil de gestion de projet et des rôles bien définis pour chaque membre de l’équipe. Une des meilleures décisions, selon Aline, fut d’organiser une journée entière de répétition avec son équipe juste avant l’événement pour dérouler le programme pas à pas, s’assurant que tout le monde soit parfaitement aligné.

Vendre l’invendable ?

La phase de vente des places a été une véritable leçon d’humilité. Partie avec un « excès de confiance », Aline pensait vendre ses 400 places très rapidement. La réalité fut tout autre. La vente, lancée seulement un mois et demi avant l’événement, s’est heurtée à plusieurs obstacles : les agendas des participants déjà bien remplis et les coûts supplémentaires de transport et d’hébergement, qui représentent un budget conséquent. Au final, 300 places seront vendues, un succès en soi pour une première, mais en deçà des attentes initiales.

Cette phase a aussi été marquée par des bugs techniques, notamment une publicité sur le podcast qui tournait en boucle à cause d’un problème sur Apple Podcast et des erreurs humaines dans la programmation des emails de vente, le tout sur fond de fatigue accumulée.

La plus grosse bourde de ma vie

Le point le plus critique de cette expérience reste le budget. L’objectif initial était une opération à l’équilibre, avec une perte tolérée de 20 000 à 30 000 euros. Cependant, quelques jours avant l’événement, le prévisionnel révèle un trou de près de 100 000 euros. Après ajustements, la perte finale s’élève à 88 000 euros. Aline qualifie cette situation de sa plus grosse erreur d’entrepreneuse, une véritable erreur de gestion qui l’a profondément marquée.

L’analyse est sans appel : le coût de la journée et de la soirée offertes aux élèves de la BSB Academy a fait exploser le budget. C’est la leçon la plus dure de ce projet : il est impossible de financer trois jours d’événement avec les revenus de deux, surtout quand l’un des jours inclut une soirée avec des coûts importants.

De la terreur à la révélation

Sur le plan personnel, l’expérience a été un ascenseur émotionnel. Les semaines précédant le séminaire ont été une « descente aux enfers » pour Aline, marquée par un stress si intense qu’il a provoqué insomnies, nausées et un état d’épuisement extrême. À quelques jours de l’échéance, elle a même envisagé d’annuler. C’est un changement de perspective, la nuit avant le premier jour, qui lui a permis de transformer sa peur en excitation.

Une fois sur scène, la magie opère. La terreur laisse place à une énergie et une aisance qu’elle ne se connaissait pas. Elle décrit une sensation de dédoublement, devenant une autre personne, une « Aline de la scène » parfaitement à sa place. Ce fut une véritable révélation, confirmant que malgré les épreuves, elle était faite pour ça.

Pour aller plus loin

Les références de l’épisode

The B Show (séminaire)
TheBBoost (entreprise)
BSB Academy (programme de formation)
Madame Events (agence événementielle)
ClickUp (outil de gestion de projet)
Pyramide de Dilts (exercice de coaching)
Mélanie (directrice de Madame Events)
Sonia, Lou, Alexia (équipe TheBBoost)
Apple Podcast (plateforme)
« Jérusalemma » (chanson)

Au fil de l’épisode

La genèse du projet The B Show, un rêve de longue date pour Aline.
La décision prise en mai 2022 d’organiser le séminaire pour l’automne de la même année.
L’idée ambitieuse d’ajouter une journée et une soirée offertes pour les élèves de la BSB Academy.
Le choix crucial de collaborer avec l’agence événementielle Madame Events.
L’organisation interne du projet avec l’outil ClickUp et des rôles bien définis.
La journée de préparation avec l’équipe pour revoir le déroulé complet de l’événement.
L’« excès de confiance » initial d’Aline concernant la vente des 400 places.
La stratégie de vente qui a débuté par une offre privilégiée pour les élèves de la BSB.
Le constat que vendre un événement en présentiel est complexe : contraintes de budget et d’agenda pour les participants.
Les bugs techniques qui ont perturbé la communication (podcast et emails).
Le bilan des ventes : 300 places vendues sur les 400 prévues.
L’expérience du jour J : un lâcher-prise total sur l’opérationnel pour se concentrer sur la scène.
Le stress extrême et l’épuisement physique et mental avant l’événement.
Le moment où Aline a sérieusement envisagé de tout annuler.
Le déclic mental qui a transformé la peur en excitation la veille du séminaire.
La révélation sur scène : la découverte d’une nouvelle facette d’elle-même, confiante et à l’aise.
L’analyse du budget : un objectif d’équilibre face à une perte finale de 88 000 euros.
L’identification de la cause du déficit : le coût de la journée et de la soirée offertes.
L’impact émotionnel de cette « plus grosse bourde d’entrepreneuse ».
Le souvenir marquant de la soirée, qui a donné un sens à l’investissement malgré la perte.
La « retombée » post-événement, une chute d’énergie et de moral.
Les 3 choses qu’Aline referait : travailler avec une agence, la journée de préparation et organiser une soirée.
Les 3 choses qu’elle ne referait pas : sous-estimer la charge de travail, offrir une journée supplémentaire et préparer le contenu à la dernière minute.
Les 3 leçons retenues : la difficulté de vendre du présentiel, la nécessité de préparer un événement 9 mois à l’avance et l’importance d’un plan financier rigoureux.

FAQ

Qu’est-ce que le séminaire The B Show ?

The B Show est le premier séminaire en présentiel organisé par Aline de TheBBoost. Conçu pour les entrepreneurs, cet événement de deux jours vise à offrir des stratégies, de l’inspiration et des opportunités de réseautage. La première édition a rassemblé 300 participants. Le projet était un rêve de longue date pour Aline, qui l’imaginait comme un lieu d’apprentissage et de connexion au-delà du monde numérique.

Pourquoi l’organisation de The B Show a-t-elle été un défi ?

Le défi principal venait du délai extrêmement court : la décision d’organiser l’événement a été prise seulement cinq mois avant la date, ce qui est très peu dans le secteur de l’événementiel. Cela a mis une forte pression sur l’organisation, le marketing et la vente. De plus, c’était la première expérience de l’équipe avec un événement physique d’une telle ampleur, ce qui a nécessité un apprentissage et une adaptation rapides.

Quelle a été la plus grosse erreur d’Aline dans l’organisation de The B Show ?

Aline identifie sa plus grande erreur comme étant d’ordre financier. Elle a décidé d’offrir une journée complète et une soirée à ses élèves de la BSB Academy, en prévoyant de couvrir les coûts avec la vente des billets du séminaire. Cette décision a entraîné un déficit budgétaire de près de 90 000 euros, le coût de cette journée supplémentaire n’étant pas soutenable par les revenus des deux autres.

Comment Aline a-t-elle vécu l’expérience de monter sur scène ?

Malgré une terreur qui l’a rendue physiquement malade avant l’événement, Aline décrit son passage sur scène comme une révélation. Dès qu’elle y a mis les pieds, le stress a disparu pour laisser place à une version d’elle-même confiante et énergique qu’elle ne connaissait pas. Cette expérience lui a confirmé qu’elle était dans son élément et véritablement faite pour la scène.

Quelles sont les principales leçons tirées de ce premier séminaire ?

Aline retient trois leçons majeures. Premièrement, vendre un événement en présentiel est beaucoup plus difficile et long que de vendre un produit digital, car cela implique pour les participants des frais et une organisation logistique. Deuxièmement, un tel événement nécessite au moins neuf mois de préparation. Enfin, un plan financier rigoureux et détaillé est indispensable, car la structure des coûts est totalement différente des lancements digitaux.