Préparer le terrain
Pour Aline, un recrutement réussi commence bien avant la publication d’une offre. La première étape, fondamentale, consiste à définir précisément ses propres besoins. Elle recommande de lister les tâches à déléguer, celles que l’on souhaite conserver, mais aussi le type de comportement attendu chez la future recrue. Ce travail préparatoire permet de rédiger une fiche de poste claire et détaillée, qui présente le rôle, l’entreprise, les missions et les résultats attendus. Plutôt que de se fier aux CV et lettres de motivation traditionnels, elle préconise la création d’un formulaire de candidature pour poser des questions ciblées et des mises en situation qui révèlent la personnalité et les compétences réelles des candidats.
« Je cache un mot de passe dans ma fiche de poste. Ça me permet de savoir juste si la personne a lu en détail la fiche de poste. »
Choisir la bonne personne
Une fois les candidatures triées, notamment grâce à son astuce du mot de passe, Aline sélectionne entre cinq et dix profils pour un premier entretien en visioconférence de 30 minutes. L’objectif est d’approfondir les réponses du formulaire, de valider les compétences clés et de sentir si le courant passe. Elle accorde une grande importance aux questions posées par le candidat, y voyant un signe de curiosité et de proactivité. Si elle hésite entre deux ou trois finalistes, elle organise une cinquième étape optionnelle : un « speed recruiting ». Il s’agit d’un second entretien, très court, avec des questions plus personnelles pour découvrir le candidat sous un autre angle.
« L’objectif de ce second entretien, c’est de faire sortir le candidat de sa zone de confort et de le mettre dans une situation où il ne peut pas arriver avec des réponses toutes faites. »
Réussir l’intégration
La dernière étape, et l’une des plus cruciales selon Aline, est l’onboarding. Elle met en garde contre l’erreur fréquente de penser qu’une personne compétente sera immédiatement opérationnelle sans accompagnement. Un bon onboarding se divise en deux temps : l’administratif (contrats, accords de confidentialité) et l’opérationnel. Cette seconde partie consiste à préparer l’arrivée du prestataire en lui donnant accès à tous les outils, en lui expliquant les processus et en se rendant disponible pour répondre à ses questions. C’est un investissement en temps indispensable pour garantir une collaboration fluide et durable.
« Onboarder un prestataire, c’est un petit peu comme avoir un invité chez soi. On va lui faire faire le tour de la maison. »
Pour aller plus loin
Les références de l’épisode
- Personnes : Lucie, Lou.
- Entreprise : TheBBoost.
- Concepts : OBM (Online Business Manager), hard skills, soft skills.
- Outils : Google Form, Typeform, Tally, Fill-out, Notion, Canva, Audition, ChatGPT.
- Podcasts cités : Marketing Square, Le Gratin, Géneration Do it Yourself, Marketing Mania.
Au fil de l’épisode
- Le processus de recrutement comme un tutoriel pas-à-pas, inspiré par la récente embauche de Lucie.
- Étape 1 : Déterminer précisément ses besoins en listant les tâches à déléguer, celles à conserver et le comportement attendu.
- Étape 2 : Rédiger une fiche de poste détaillée pour aider les candidats à se projeter.
- Étape 3 : Mettre en place un formulaire de recrutement pour remplacer le CV et la lettre de motivation.
- L’astuce du mot de passe caché dans la fiche de poste pour vérifier l’attention des candidats.
- Étape 4 : Mener les premiers entretiens pour approfondir les candidatures et valider les compétences.
- Étape 5 (optionnelle) : Organiser un « speed recruiting » pour départager les finalistes avec des questions plus personnelles.
- Étape 6 : L’importance cruciale de l’onboarding, divisé en une partie administrative et une partie opérationnelle.
- L’erreur à éviter : penser qu’un nouveau prestataire sera autonome sans formation aux processus de l’entreprise.
- Préparer l’arrivée d’un collaborateur comme on accueillerait un invité chez soi.
FAQ
Pourquoi est-il crucial de bien définir ses besoins avant de recruter ?
Selon Aline, c’est l’étape la plus importante car elle conditionne tout le reste du processus. Avoir une vision claire des tâches à déléguer, des compétences (hard skills) et de la personnalité (soft skills) recherchées permet de rédiger une offre précise et d’éviter les malentendus. Cela garantit que la personne recrutée correspondra réellement aux attentes et au rôle, prévenant ainsi les erreurs de casting.
Quelles sont les étapes clés d’une fiche de poste efficace ?
Une fiche de poste efficace doit inclure plusieurs sections : une présentation du poste et de l’entreprise, la liste détaillée des missions, les résultats attendus à 30 et 90 jours, les prérequis en termes de compétences techniques (hard skills) et de savoir-être (soft skills). Enfin, elle doit expliquer clairement le processus de recrutement, les dates clés et la manière de postuler.
En quoi un formulaire de candidature est-il plus utile qu’un CV ?
Un formulaire permet de poser des questions ciblées et uniformes à tous les candidats, facilitant la comparaison. Contrairement à un CV, il peut inclure des mises en situation pour évaluer la manière de réfléchir du candidat. Il offre un aperçu plus profond de sa personnalité, de ses compétences et de sa motivation, là où un CV et une lettre de motivation peuvent rester très génériques.
Qu’est-ce que le « speed recruiting » ?
Le « speed recruiting » est un second entretien, court (15-20 minutes) et optionnel, qu’Aline utilise pour départager deux ou trois finalistes. Il prend la forme d’un échange rapide avec des questions plus personnelles, presque en mode « portrait chinois ». L’objectif est de voir la personnalité authentique du candidat, de tester sa réactivité et de s’assurer qu’il s’intégrera bien à l’énergie de l’équipe existante.
Quelle est l’erreur à ne pas commettre pendant l’onboarding ?
L’erreur la plus fréquente est de croire que la personne recrutée, même très compétente, sera immédiatement autonome. Aline insiste sur la nécessité de consacrer du temps à la formation : présenter le business, les outils, les processus et les attentes. Négliger cette phase d’intégration est le meilleur moyen de créer de la frustration et de faire échouer une collaboration qui avait pourtant bien commencé.
