Prioriser et processer pour bâtir des fondations solides
Pour Aline, tout commence par une discipline quotidienne : définir chaque matin ses trois priorités absolues, ces tâches non négociables qui feront avancer le business. C’est la base pour ne pas se laisser submerger par une liste de tâches interminable. Elle insiste aussi sur un concept contre-intuitif : accepter de « perdre » du temps au début pour en gagner énormément par la suite. Cela passe par la création de processus et de checklists pour toutes les tâches récurrentes. Un brief détaillé pour un prestataire ou une procédure claire pour intégrer un nouveau client demande un effort initial, mais garantit des gains d’efficacité et de sérénité sur le long terme.
Cette logique s’applique aussi aux micro-tâches. S’inspirant de la méthode « Get Things Done » de David Allen, elle applique la règle des deux minutes : tout ce qui peut être fait en moins de 120 secondes doit être traité immédiatement. C’est un moyen simple de libérer sa charge mentale et d’éviter que les petites choses ne s’accumulent.
Protéger son temps et son énergie
Une grande partie de la perte de temps provient des interactions mal gérées. Aline préconise de limiter au maximum les réunions et les appels, qui sont rarement productifs pour tous les participants. Grâce à des outils de communication asynchrone comme Loom, Slack ou les messages vocaux, son équipe évite la majorité des calls. Cependant, elle sait reconnaître quand un échange en direct est nécessaire. Dans ce cas, une règle d’or s’applique : toujours préparer et communiquer un ordre du jour en amont, pour que chacun sache pourquoi il est là et puisse se préparer.
Protéger son temps, c’est aussi maîtriser l’art de dire non. C’est sans doute, selon elle, la compétence la plus cruciale. Il faut apprendre à refuser fermement ce qui ne sert pas les objectifs, sans craindre de vexer. Enfin, il est essentiel d’écouter ses propres cycles de productivité. La loi d’Ilitch le rappelle : au-delà d’un certain seuil, l’efficacité diminue. Savoir repérer ce moment pour faire une pause ou changer de tâche est la clé pour rester performant tout au long de la journée.
Des méthodes concrètes pour optimiser chaque minute
Aline partage ensuite plusieurs techniques très concrètes pour structurer son travail. La méthode du batching, qui consiste à regrouper les tâches similaires pour les exécuter à la suite, permet au cerveau de rester concentré et efficace. Elle l’utilise notamment pour la production de ses podcasts. Le time blocking est une autre de ses révélations : en bloquant des créneaux horaires précis dans son agenda pour chaque tâche, elle se conditionne à respecter des délais et organise ses journées de manière plus réaliste.
Pour savoir où part réellement son temps, elle est devenue une adepte du suivi de temps avec l’outil Toggl. Cette collecte de données lui permet de prendre des décisions éclairées pour optimiser son organisation. D’autres habitudes, comme l’utilisation systématique des raccourcis, la rentabilisation des temps creux (transports, etc.) ou le fait de ne relever ses e-mails que deux fois par jour, complètent son arsenal pour une productivité maximale.
Pour aller plus loin
- Toggl, l’outil de suivi du temps recommandé par Aline.
- Le compte Instagram de TheBBoost pour suivre Aline au quotidien.
Les références de l’épisode
- Le livre « La méthode Get Things Done » de David Allen
- L’outil de suivi du temps : Toggl
- Les outils de communication et de gestion de projet : Slack, ClickUp, Loom, Notion
- Les concepts de productivité : la loi d’Ilitch et la loi de Parkinson
- Le programme de formation : BSB Academy
Au fil de l’épisode
- La passion d’Aline pour l’organisation depuis l’enfance.
- Le temps, la ressource la plus importante d’un entrepreneur.
- Astuce 1 : Établir une liste claire de 2-3 priorités en début de journée.
- Astuce 2 : Accepter de perdre du temps pour en gagner (créer des process).
- Astuce 3 : La règle des deux minutes, inspirée de la méthode GTD.
- Astuce 4 : Ranger, trier et nettoyer au fur et à mesure, physiquement et digitalement.
- Astuce 5 : Limiter les appels et réunions, et toujours préparer un ordre du jour.
- Astuce 6 : Maîtriser l’art de prioriser quand on ne peut plus tout faire.
- Astuce 7 : Savoir dire non, la compétence la plus importante pour gagner du temps.
- Astuce 8 : Écouter sa productivité et savoir quand changer de tâche (loi d’Ilitch).
- Astuce 9 : Utiliser la méthode du batching pour regrouper les tâches similaires.
- Astuce 10 : Anticiper les réponses et être proactif pour éviter les allers-retours.
- Astuce 11 : Traquer son temps pour comprendre son utilisation (avec Toggl).
- Astuce 12 : User et abuser des raccourcis sur son ordinateur.
- Astuce 13 : Rentabiliser les temps creux (transports, etc.).
- Astuce 14 : Adopter le time blocking pour planifier ses journées.
- Astuce 15 : Mettre son téléphone en mode avion ou l’éteindre pour rester concentré.
- Astuce 16 : Ne relever ses mails que deux fois par jour.
- Conclusion : L’importance d’être en action dans son business, et non en réaction.
FAQ
Pourquoi est-il si important de gagner du temps en tant qu’entrepreneur ?
Selon Aline, le temps est la ressource la plus précieuse et la seule qui ne peut pas être rachetée. Une bonne gestion du temps permet de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée qui font réellement progresser l’entreprise vers ses objectifs. Cela permet de passer d’un mode réactif, où l’on subit les urgences, à un mode proactif, où l’on construit délibérément son succès.
Qu’est-ce que la méthode du batching ?
Le batching consiste à regrouper des tâches de même nature pour les réaliser en une seule session. Le cerveau humain est plus efficace lorsqu’il répète une même action plutôt que de passer constamment d’une activité à une autre. Aline donne l’exemple de la création de ses podcasts : elle dédie une demi-journée à l’écriture de plusieurs épisodes, puis une autre à leur enregistrement, optimisant ainsi son énergie et son temps.
Comment apprendre à dire non sans nuire à son business ?
Apprendre à dire non est essentiel pour protéger son temps et se consacrer à ses priorités. Il s’agit de refuser fermement mais poliment les propositions ou demandes qui ne sont pas alignées avec ses objectifs stratégiques. Aline insiste sur le fait que si l’on ne respecte pas son propre emploi du temps, personne ne le fera à sa place. C’est une compétence qui permet de rester maître de sa direction.
Qu’est-ce que le time blocking et comment l’appliquer ?
Le time blocking est une technique de gestion du temps qui consiste à allouer des blocs de temps spécifiques à chaque tâche dans son calendrier. Plutôt que de travailler à partir d’une simple liste, on planifie sa journée en créneaux horaires dédiés. Cette méthode aide à être plus réaliste sur sa charge de travail et, en vertu de la loi de Parkinson, conditionne le cerveau à accomplir la tâche dans le temps imparti.
Quel outil est recommandé pour suivre son temps ?
Aline recommande l’outil Toggl, une application gratuite et efficace qu’elle utilise quotidiennement. Traquer son temps permet de collecter des données précises sur la durée réelle de chaque activité. Cette prise de conscience est, selon elle, la première étape pour identifier les pertes de temps, mieux estimer ses futures tâches et optimiser son organisation sur la base de faits concrets plutôt que de suppositions.
