263. 11 manières de gagner plus de temps en business — Gagner du temps en business, 11 astuces concrètes pour optimiser son organisation et réduire sa charge mentale

Manquer de temps est le lot de tous les entrepreneurs. Comment optimiser son organisation pour être plus productif sans pour autant alourdir sa charge mentale ? Dans cet épisode solo, Aline de TheBBoost partage son expérience et les 11 astuces qui ont réellement transformé sa gestion du temps. Loin des solutions complexes, elle se concentre sur les méthodes les plus efficaces, celles qui lui ont apporté 80% de résultats. Découvrez comment couper les notifications, automatiser les tâches répétitives, utiliser le time blocking ou encore maximiser vos déplacements pour enfin reprendre le contrôle de votre agenda et développer sereinement votre activité.

Le temps, combat numéro un de l’entrepreneur

Aline, coach business chez TheBBoost, s’attaque à une problématique universelle pour les entrepreneurs : la course contre le temps. Elle-même passionnée d’organisation depuis l’enfance, elle a testé une multitude de méthodes et d’outils, allant parfois jusqu’à la « suroptimisation ». Dans cet épisode, elle partage les 11 astuces les plus efficaces qu’elle a retenues, celles qui représentent les 20% d’efforts générant 80% des résultats en matière de gain de temps et de productivité. Avant de lister ses conseils, elle rappelle deux points essentiels : l’organisation ne peut pas créer du temps qui n’existe pas, et la quête de productivité ne doit jamais se faire au détriment de sa santé mentale.

« Gagner du temps, oui. Optimiser son temps, oui. Être organisé plus productif, oui. Mais il faut savoir pourquoi on le fait. »

Hygiène numérique et automatisation

Les premières astuces d’Aline concernent notre environnement de travail direct. Elle insiste sur la nécessité de couper toutes les notifications, sur ordinateur comme sur téléphone, pour éviter les distractions constantes et la sursollicitation du cerveau. Une autre étape clé est de traquer son temps, par exemple avec un outil comme Toggle, pour prendre conscience de la manière dont on le dépense réellement et identifier les tâches chronophages. Cette analyse permet ensuite d’automatiser un maximum de petites actions répétitives, comme les réponses à certains emails ou la facturation, grâce à des outils comme Zapier, Make ou de simples extensions de navigateur comme TextBlaze.

Elle souligne également l’efficacité du « batching », qui consiste à regrouper les tâches similaires, notamment pour la création et la programmation de contenu. Cette méthode, qu’elle utilise depuis des années, est selon elle l’une des plus puissantes pour optimiser son temps.

Structurer son travail et son esprit

Pour Aline, une bonne organisation passe par le fait de ne plus faire confiance à son cerveau pour retenir l’information. Elle préconise de tout écrire, immédiatement et au bon endroit, dans un outil comme Notion ou ClickUp, afin de libérer sa charge mentale. Ces outils de gestion de projet permettent de suivre l’avancement des tâches et de garder une vision claire des priorités. Elle recommande aussi d’utiliser massivement les rappels pour les tâches récurrentes. Enfin, elle explique comment le « time blocking », qui consiste à allouer des blocs de temps spécifiques à chaque tâche dans son calendrier, a radicalement transformé son efficacité en s’appuyant sur la loi de Parkinson.

L’essentiel, conclut-elle, n’est pas de viser un système parfait, mais d’adopter une organisation simple et fluide qui nous convient et de s’y tenir sur la durée pour qu’elle devienne une seconde nature.

Pour aller plus loin

Les références de l’épisode

Personnes : Aline (TheBBoost)
Concepts : Deep work, Time blocking, Loi de Parkinson, principe du 20-80 (loi de Pareto)
Outils et applications : WhatsApp, Toggle, Zapier, Make, TextBlaze, Notion, Evernote, ClickUp, Trello, Structure (application iPad), Apple Podcast, Spotify
Marques et plateformes : iPhone, Chrome, Instagram, LinkedIn

Au fil de l’épisode

Le temps, le combat numéro 1 de tous les entrepreneurs.
Premier avertissement : on ne peut pas inventer du temps là où il n’y en a pas.
Deuxième avertissement : faire attention à sa santé mentale et ne pas viser la productivité à tout prix.
05:41 — #1 Couper les notifications de tous ses appareils pour éviter d’être constamment dérangé.
07:01 — #2 Tracker son temps pour prendre conscience de la manière dont on le dépense réellement.
08:42 — #3 Automatiser les petites tâches répétitives pour gagner en efficacité.
10:10 — #4 Batcher et programmer sa communication pour ne pas s’éparpiller.
11:07 — #5 Tout écrire pour décharger son cerveau et sa charge mentale.
13:38 — #6 Avoir un outil de gestion de projet pour suivre ses tâches et ses deadlines.
15:53 — #7 Se mettre des rappels pour toutes les tâches récurrentes ou importantes.
17:22 — #8 Maximiser ses déplacements pour répondre à des messages ou écouter des podcasts.
19:08 — #9 Avoir des routines et s’y tenir pour fonctionner en pilote automatique.
20:33 — #10 Utiliser le time blocking pour allouer un temps défini à chaque tâche.
22:49 — #11 Avoir une organisation simple qui fonctionne pour soi et s’y tenir sur le long terme.

FAQ

Pourquoi la gestion du temps est-elle cruciale pour un entrepreneur ?

Selon Aline, le temps est la ressource la plus précieuse et la seule qu’on ne peut jamais récupérer. Pour un entrepreneur, qu’il soit débutant ou expérimenté, la course contre le temps est un combat permanent. Une bonne gestion du temps permet non seulement d’accomplir plus de tâches, mais aussi de réduire sa charge mentale, d’atteindre ses objectifs et de développer sereinement le business de ses rêves sans s’épuiser.

Qu’est-ce que le time blocking ?

Le time blocking est une méthode d’organisation qui consiste à planifier sa journée en allouant des blocs de temps spécifiques à chaque tâche dans son calendrier. Par exemple, de 9h à 10h pour les emails, de 10h à 12h30 pour une tâche de fond. Cette technique s’appuie sur la loi de Parkinson, qui veut qu’une tâche prenne tout le temps qu’on lui accorde. En fixant des deadlines, on incite son cerveau à être plus efficace.

Comment les routines aident-elles à gagner du temps ?

Les routines, qu’elles soient matinales ou liées au travail, permettent au cerveau de fonctionner en pilote automatique. En répétant les mêmes actions dans le même ordre, on réduit l’effort mental nécessaire pour les accomplir. Cela libère de la charge mentale et permet d’exécuter ces tâches plus rapidement et plus efficacement, ce qui représente un gain de temps et d’énergie considérable au quotidien.

Quels outils peuvent aider à mieux s’organiser ?

Aline mentionne plusieurs outils pour améliorer son organisation. Pour suivre son temps, elle utilise Toggle. Pour l’automatisation, elle cite Zapier et Make. Pour la prise de notes et la gestion de projet, elle recommande des outils comme Notion, ClickUp ou encore Trello. Elle utilise aussi des extensions simples comme TextBlaze sur Chrome pour des raccourcis de texte, montrant qu’il n’est pas nécessaire d’avoir des systèmes complexes.

Faut-il chercher à avoir une organisation parfaite ?

Non, au contraire. Aline insiste sur le fait qu’il vaut mieux avoir une organisation imparfaite mais qu’on applique durablement, plutôt qu’un système parfait qu’on remet en cause constamment. L’objectif est d’avoir un système simple, fluide et logique pour soi, qui allège le quotidien et non qui l’alourdit avec de la complexité. La clé est la constance et la simplicité.