Le pilier invisible de la croissance
Qu’est-ce qu’un process, ou une « procédure opérationnelle standardisée » (SOP) ? Sonia, business manager chez TheBBoost, le définit comme la suite logique des actions à mener pour accomplir une tâche, à la manière d’une checklist. L’intérêt est multiple : pour les tâches que l’on réalise peu souvent, comme l’intégration d’un nouveau client, le process évite d’avoir à se remémorer chaque étape et fait gagner un temps précieux. Mais son principal atout réside dans la délégation. Fournir une procédure claire à un nouveau collaborateur lui permet d’être opérationnel beaucoup plus rapidement, comme en témoignent Chloé et Sonia à leur arrivée dans l’entreprise.
« C’est un vrai bonheur d’arriver dans un business où en fait, tu as tout qui est listé et prêt à l’emploi. »
De la tâche à la checklist
Pour créer une procédure efficace, l’équipe TheBBoost suit une méthode précise. La première étape est de parfaitement maîtriser la tâche soi-même. Ensuite, il s’agit de la découper en micro-étapes logiques. Le moment idéal pour rédiger le process est celui où l’on réalise la tâche, afin de ne rien oublier et de ne pas y allouer un temps dédié. Sonia recommande d’utiliser un outil comme Loom pour enregistrer son écran et créer de courtes vidéos pour chaque étape, puis de tout compiler dans une checklist sur un document partagé. Enfin, cette checklist est intégrée à l’outil de gestion de projet, comme ClickUp, pour le suivi quotidien. C’est toujours la personne en charge de la tâche qui est responsable de la mise à jour de son process, pour qu’il reste un outil vivant et adapté.
Selon Sonia, les process sont un travail de fond, un véritable fil rouge qui soutient la croissance. Ils sont indispensables pour recruter et permettent de guider efficacement chaque collaborateur, même un expert, en lui partageant les spécificités de fonctionnement de l’entreprise.
Les références de l’épisode
- Personnes : Aline, Chloé, Sonia.
- Entreprises : TheBBoost.
- Outils : Loom, ClickUp, Notion, Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, MailerLite, Planoly, Suelo.
- Réseaux sociaux : Pinterest, Instagram.
Au fil de l’épisode
- Introduction de l’épisode Backstage par Chloé et Sonia sur le thème des process.
- Définition d’un process, ou « procédure opérationnelle standardisée » (SOP).
- Les raisons de mettre en place des process : gagner du temps sur les tâches rares et faciliter la délégation.
- L’expérience de Chloé et Sonia à leur arrivée chez TheBBoost, où les process existants ont accéléré leur intégration.
- La méthode TheBBoost pour créer une procédure : maîtriser la tâche, la découper, et la documenter en la réalisant avec des outils comme Loom et ClickUp.
- Qui est responsable des process ? La personne qui exécute la tâche, qui doit le mettre à jour et se l’approprier.
- Les trois conseils de Sonia : considérer les process comme un projet de fond, les juger indispensables pour recruter, et les utiliser pour guider même les experts.
FAQ
Qu’est-ce qu’un process en entreprise ?
Un process, ou procédure opérationnelle standardisée (SOP), est un document qui détaille, étape par étape, la manière de réaliser une tâche spécifique. Chez TheBBoost, cela prend la forme d’une checklist détaillée, souvent accompagnée de courtes vidéos (Loom), pour des actions comme la publication d’un post Instagram ou l’intégration d’un nouveau client. L’objectif est de garantir la cohérence, de gagner du temps et de faciliter la transmission des savoir-faire.
Pourquoi créer des process dans son business ?
La création de process répond à plusieurs besoins. Elle permet de ne pas oublier d’étapes pour les tâches effectuées rarement, de gagner du temps en évitant de réinventer la roue, et surtout de déléguer efficacement. Pour l’équipe TheBBoost, avoir des process clairs permet à un nouveau collaborateur d’être opérationnel beaucoup plus rapidement et assure que tout le monde travaille de la même manière, soutenant ainsi la croissance de l’entreprise.
Comment TheBBoost crée ses procédures ?
La méthode consiste à d’abord bien maîtriser la tâche. Ensuite, la personne en charge la découpe en étapes logiques. Le process est rédigé en réalisant la tâche concrètement, souvent en enregistrant son écran avec un outil comme Loom pour chaque étape. Le tout est formalisé dans une checklist sur un document partagé comme un Google Drive et intégré dans l’outil de gestion de projet comme ClickUp pour un suivi quotidien.
Qui doit mettre à jour les process dans une équipe ?
Chez TheBBoost, la règle est que la personne responsable de l’exécution d’une tâche est également garante de son process. Elle est la mieux placée pour l’optimiser, le mettre à jour si un outil ou une méthode change, et se l’approprier pour qu’il soit réellement utile. Un process n’est pas figé ; il doit évoluer avec la personne et le business pour rester pertinent et efficace.
