121. Mon process de recrutement décortiqué — Recrutement, les étapes pour attirer, sélectionner et intégrer un nouveau collaborateur

La croissance de son entreprise TheBBoost a poussé la coach business Aline à revoir entièrement sa manière de recruter. Fini le « feeling », place à un processus structuré pour trouver la perle rare qui rejoindra son équipe. Dans cet épisode, elle ouvre les portes de ses coulisses et décortique chaque étape de son tout premier grand recrutement. De la clarification du besoin à la rédaction de la fiche de poste, en passant par un système de candidature innovant sans CV, jusqu'à l'intégration sur trois mois du nouveau membre de l'équipe, Aline partage avec transparence la méthode qu'elle a construite avec sa business manager Sonia.

D’un recrutement au feeling à un processus structuré

Face à l’explosion de son activité, Aline, la fondatrice de TheBBoost, a dû faire évoluer son équipe. Si ses premières collaboratrices, comme Sonia ou Chloé, ont été recrutées « au doigt mouillé » suite à des prises de contact spontanées, la croissance rapide de l’entreprise a rendu cette approche insuffisante. Le besoin de recruter un responsable pour le pôle client et communauté, un poste stratégique, a imposé la mise en place d’un véritable processus de recrutement, réfléchi et organisé. C’était une première pour l’entreprise, qui a décidé de construire une méthode mêlant lectures, inspirations externes et surtout, beaucoup d’intuition pour créer une expérience positive tant pour l’équipe que pour les candidats.

« On a voulu faire un vrai recrutement et donc on a lancé la machine en ce sens », explique Aline, qui a mené ce projet en étroite collaboration avec sa business manager, Sonia.

Clarifier le besoin avant de chercher le candidat

La première étape, cruciale, a été de définir précisément les contours du poste. Aline et Sonia ont listé de manière exhaustive toutes les tâches actuelles et, surtout, les évolutions futures envisagées pour ce rôle. L’objectif était de recruter une personne capable non seulement de gérer le service client et la communauté, mais aussi de potentiellement manager une équipe à moyen terme. Cette vision à long terme a permis d’orienter la recherche vers des profils ayant un intérêt ou des compétences en management. Elles ont également défini des objectifs clairs à 30 et 90 jours, ainsi qu’une liste de compétences techniques (hard skills) et de qualités humaines (soft skills) attendues, comme la bienveillance, l’écoute et la bonne humeur.

Cette phase de clarification a été la fondation de tout le processus, permettant de savoir exactement quel type de profil rechercher.

Un processus de sélection en trois temps

Pour attirer les candidats, TheBBoost a déployé une stratégie en trois phases. D’abord, une fiche de poste très détaillée a été publiée sur le site internet, récapitulant les missions, les valeurs, les compétences requises, la rémunération et les perspectives d’évolution. Diffusée sur les réseaux sociaux et par newsletter, elle a généré près de 190 candidatures. Ensuite, l’étape de candidature se distinguait par son originalité : pas de CV, pas de lettre de motivation, mais un questionnaire interactif. Inspiré par d’autres entrepreneurs, ce formulaire posait des questions sur la personnalité et des mises en situation concrètes, comme la rédaction de réponses à de vrais emails de clients.

Enfin, après un tri rigoureux des réponses, une quinzaine de candidats ont été conviés à des entretiens en visioconférence, menés conjointement par Aline et Sonia. Chaque entretien suivait une trame précise pour garantir l’équité et permettre d’approfondir les compétences et la motivation de chacun.

L’onboarding : l’étape finale pour une intégration réussie

Pour Aline, un recrutement ne s’arrête pas à la signature du contrat. Elle a conçu un processus d’onboarding complet qui s’étend sur trois mois, reposant sur trois piliers : l’accueil, la formation et le suivi. La première semaine est dédiée à l’accueil, avec la gestion administrative, la remise d’un guide de l’entreprise et une période d’imprégnation des process existants. La formation, qui dure près d’un mois, inclut des échanges avec chaque membre de l’équipe pour comprendre les différents aspects du business. Elle se conclut par une période de « shadowing », où la nouvelle recrue passe plusieurs jours à Paris pour observer directement le travail d’Aline.

Tout au long de ces trois mois, un suivi constant est mis en place pour recueillir le feedback de la personne, s’assurer de son bien-être et ajuster le processus si nécessaire, garantissant ainsi une intégration fluide et efficace.

Les références de l’épisode

TheBBoost
BSB Academy
Sonia, business manager
Chloé et Catherine, membres de l’équipe
Romain Collignon
Robin et Hamza de l’entreprise ScaleX (La Bible du VTC)
Podcast Entrepreneur Care de Dorian Baker
Outils : ConvertKit, Google Sheet, Zoom
Réseaux sociaux : LinkedIn, Instagram

Au fil de l’épisode

Le contexte du recrutement : une croissance forte de l’entreprise TheBBoost.
Le passage d’un recrutement basé sur l’intuition à un processus formalisé.
La définition du poste à pourvoir : un responsable 3C (Customer et Community Care).
Le disclaimer d’Aline : elle n’est pas une professionnelle des RH, elle partage son expérience.
La distinction entre prestataires ponctuels et membres de l’équipe intégrés au quotidien.
La place stratégique du nouveau poste dans l’organigramme de TheBBoost, aux côtés d’Aline et de sa business manager Sonia.
Les sources d’inspiration du processus : Romain Collignon pour la fiche de poste et Robin et Hamza (ScaleX) pour l’idée du questionnaire.
La première étape : la clarification de la recherche (missions, tâches, évolutions futures du poste).
L’importance d’anticiper les besoins futurs, notamment en matière de management.
La définition des attentes à 30 et 90 jours pour la nouvelle recrue.
La liste des compétences techniques (hard skills) et des qualités humaines (soft skills) recherchées.
La phase 1 pour attirer les candidats : la création d’une fiche de poste exhaustive.
La diffusion de l’offre via la newsletter, LinkedIn et Instagram, qui a généré près de 190 candidatures.
La phase 2 : une expérience de candidature basée sur un questionnaire détaillé, sans CV ni lettre de motivation.
Les raisons de ce choix : se concentrer sur les compétences réelles et la personnalité plutôt que sur les diplômes.
L’automatisation du processus : les réponses sont centralisées dans un Google Sheet et les contacts ajoutés à l’autorépondeur ConvertKit.
Le processus de tri des candidatures en plusieurs étapes, réalisé par Sonia puis par Aline.
La communication avec les candidats non retenus via un email groupé, avec la possibilité d’obtenir un feedback personnalisé.
La phase 3 : les entretiens avec les 15 candidats sélectionnés.
L’organisation des entretiens via un outil de planification et des liens Zoom automatiques.
La structure des entretiens : présentation, questions standards, approfondissement, mises en situation et temps d’échange.
L’importance de l’onboarding, considéré comme une étape cruciale de trois mois.
Les trois piliers de l’onboarding : l’accueil, la formation et le suivi.
Le déroulé de la phase d’accueil : documents administratifs, guide de l’entreprise et période d’imprégnation.
Le processus de formation : échanges avec tous les membres de l’équipe et période de « shadowing » avec Aline.
Le suivi continu et la récolte de feedback pour améliorer l’intégration.
La redirection vers l’épisode 78 du podcast pour approfondir le sujet de la délégation.

FAQ

Pourquoi Aline de TheBBoost a-t-elle changé sa manière de recruter ?

Aline a changé sa méthode de recrutement en raison de la croissance très rapide de son entreprise, TheBBoost. Alors qu’elle recrutait auparavant de manière intuitive, au « feeling », l’augmentation de la charge de travail et la nécessité de structurer son équipe l’ont conduite à mettre en place un processus formalisé. L’objectif était de s’assurer de trouver la bonne personne pour un poste stratégique, en se basant sur des critères clairs et une méthode organisée.

Quelles sont les grandes étapes du processus de recrutement de TheBBoost ?

Le processus se déroule en trois grandes phases. La première est la publication d’une fiche de poste très détaillée, diffusée sur les réseaux sociaux et par email. La deuxième est une phase de candidature innovante via un questionnaire en ligne, qui remplace le CV et la lettre de motivation. La troisième phase consiste en des entretiens structurés avec une quinzaine de candidats présélectionnés pour évaluer leurs compétences et leur adéquation avec l’équipe.

Pourquoi le processus de candidature n’inclut-il ni CV ni lettre de motivation ?

Aline a volontairement écarté le CV et la lettre de motivation, jugeant qu’ils ne sont pas toujours représentatifs des compétences réelles, surtout dans le milieu de l’entrepreneuriat. Elle a préféré un questionnaire avec des mises en situation concrètes et des questions sur la personnalité. Cette approche permet de mieux évaluer le savoir-faire et le savoir-être des candidats, et de voir comment ils réagissent à des problématiques réelles du poste.

En quoi consiste l’onboarding chez TheBBoost ?

L’onboarding est un processus d’intégration qui dure trois mois. Il commence par une phase d’accueil pour familiariser la nouvelle recrue avec l’entreprise, ses outils et ses valeurs. S’ensuit une période de formation d’un mois, incluant des échanges avec chaque membre de l’équipe et une immersion en « shadowing » avec Aline. Enfin, un suivi constant est assuré pour recueillir des feedbacks et garantir que la personne se sente bien et devienne rapidement opérationnelle.

Quels sont les rôles clés dans l’équipe de TheBBoost ?

L’équipe s’articule autour d’un trio de tête. Aline, la fondatrice, s’occupe de la vision stratégique. Elle est secondée par Sonia, sa business manager, qui gère les projets au quotidien. Le recrutement détaillé dans cet épisode visait à pourvoir le troisième pôle stratégique : celui du service client et du management de la communauté, un poste clé pour maintenir la qualité de la relation avec les clients et l’audience de TheBBoost.